Senin, 02 April 2012

Prosedur Administrasi Pengadaan Barang di Solusi Rumah Holcim

Makalah
Prosedur Administrasi Pengadaan Barang di
Solusi Rumah Holcim
Oleh:
Janatan Hadisumitro (22111100)
Ahmad Najmudin Kamil (22110793)
Fulan Sari (22110826)
Elys Frisca P (22110896)
Dian Novriana (22111030)
MA.22.1B.01
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Puji syukur kami haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, serta shalawat dan salam tercurah atas utusan Allah sebagai rahmat bagi alam semesta, yaitu junjungan kita Nabi Muhammad SAW. karena berkat kemurahan-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini yang membahas tentang pengadaan barang pada PT Holcim dalam salah satu produknya yaitu “Solusi Rumah Holcim”.
Makalah ini disusun sebagai tugas Ujian Akhir Semester tahun 2011/2012. Dan untuk menambah wawasan / pengetahuan / mengetahui bagaimana aktivitas administrasi di suatu Instansi Pemerintah, BUMN/D, Perusahaan Manufaktur/Jasa dan Koperasi/PD. Dalam proses pendalaman materi ini, kami mendapatkan bimbingan, arahan, dan saran, terima kasih kami sampaikan kepada :
 Ibu Nurvi Oktiani, selaku dosen mata kuliah “Administrasi Bisnis”
 Rekan-rekan mahasiswa yang telah membantu
 Dan Keluarga yang senantiasa memberi dukungan
Demi kesempurnaan makalah ini kami akan menerima kritik dan saran dari rekan-rekan mahasiswa lainnya. Demikian makalah yang kami susun semoga bermanfaat bagi kita semua.
Wassalamualaikum wr.wb
Depok, 10 November 2011
Tim Penyusun
Daftar Isi
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang 1
B. Tujuan 1
C. Rumusan Masalah 2
D. Manfaat 2
E. Metode 2
F. Sistematika Penulisan 3
Bab II Landasan Teori 4
Bab III Pembahasan
A. Sekilas Tentang Perusahaan 8
B. Prosedur Administrasi Pengadaan Barang di Solusi Rumah Holcim 13
Bab IV Kesimpulan 23
Penutup 26
Daftar Pustaka 27
Lampiran
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam rangka akan di laksanakan Ujian Akhir Semester (UAS). Pada kesempatan ini mahasiswa di wajibkan observasi/riset tentang aktivitas administrasi bisnis di suatu Instansi Pemerintah, BUMN/D, Perusahaan Manufaktur/Jasa dan Koperasi/PD. Dan disini kami melakukan observasi ke perusahaan Manufaktur/Jasa yaitu PT Holcim.
Salah satu produk yang dikeluarkan PT Holcim untuk mempermudah konsumen untuk mengetahui bagaimana sistem pengadaan barang dalam pembangunan rumah yaitu “Solusi Rumah Holcim”. Dimana produk tersebut yang akan kami bahas di dalam makalah ini. Dalam program “Solusi Rumah Holcim” memberikan pelayanan unik dan komprehensif dengan 4 cara yaitu a. konsultasi desain, b. kualitas bahan konstruksi, c. sistem efektif dan efisien konstruksi, dan d. akses mudah untuk membiayai.
Dengan perkembangan teknologi informasi yang telah ada saat ini, konsumen dapat mengakses website yang telah di sediakan oleh “Solusi Rumah Holcim” untuk memudahkan konsumen bertanya dan konsultasi mengenai pengadaan barang/jasa yang di butuhkan untuk menciptakan rumah yang di impikan dengan cepat dan terjangkau. Dalam salah satu produk dari PT Holcim ini diharapkan mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen.
1.2 Tujuan
Adapun tujuan pembuatan makalah adalah :
1. Mempraktekkan ilmu teori yang di dapat dengan langsung mengadakan pengamatan proses kerja di suatu perusahaan.
2. Melatih mahasiswa untuk menanamkan jiwa bekerja dan belajar.
3. Melatih mahasiswa agar mudah beradaptasi dengan dunia kerja nantinya.
1.3 Rumusan Masalah
Dari latar belakang tersebut maka dapat di rumuskan masalah yaitu bagaimana produk “Solusi Rumah Holcim” melayani konsumen dalam memberikan konsultasi tentang pengadaan barang/jasa yang di butuhkan untuk menciptakan rumah yang di inginkan konsumen.
1.4 Manfaat
Manfaat dari penelitian tersebut adalah memberikan gambaran mengenai rancangan prosedur produk “Solusi Rumah Holcim” dalam sistem pengadaan barang/jasa kepada konsumen. Penelitian ini juga dapat menambah ilmu pengetahuan dan dan wawasan serta mengetahui bagaimana proses pengadaan barang/jasa dalam perusahaan tersebut sebagai bekal untuk terjun dalam dunia kerja nantinya.
1.5 Metode
Untuk memperoleh data - data yang diperlukan dalam penyusunan makalah ini, tim penulis melakukan penelitian dan pengumpulan data dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Wawancara
Metode ini dilakukan dalam penyusunan atau pengumpulan data dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber yang mempunyai hubungan dengan isi dari makalah ini.
2. Observasi
Metode ini dilakukan dengan mengamati langsung ke perusahaan yang sedang di amati. Dalam hal ini kami mendatangi dan mengamati Solusi Rumah Holcim Cilodong yang berada di Jl. H. Abd. Ghani Raya. No.60 Kalibaru, Cilodong, Depok.
3. Dokumentasi
Metode ini dilakukan dengan mengkaji dan menyusun dokumen – dokumen yang berisi data – data atau informasi yang berhubungan dengan masalah yang sedang di amati.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang menyeluruh akan kami bahas dalam makalah ini, maka sistematika penulisan makalah ini di bagi dalam beberapa bab yaitu,
Bab I menjelaskan mengenai latar belakang, tujuan, rumusan masalah, manfaat, metode dan Sistematika penulisan makalah.
Bab II mengandung tentang landasan teori yang bersangkutan dengan penulisan makalah ini.
Bab III akan dijelaskan mengenai Sejarah singkat, produk yang di keluarkan, visi, misi, dan nilai perusahaan serta Bagaimana prosedur administrasi pengadaan barang perusahaan tersebut.
Bab IV berisikan kesimpulan dari uraian dan pembahasan yang terdapat dalam bab sebelumnya dan saran untuk peningkatan pengembangan sistem yang lebih baik untuk masa yang akan datang.
Bab V menjelaskan daftar dokumen-dokumen yang menjadi sumber kajian dalam penulisan makalah ini
Bab VI di dalamnya terdapat lampiran-lampiran yang dianggap diperlukan dalam memperjelas isi dan proses penulisan makalah
BAB II
LANDASAN TEORI
Pengadaan barang adalah suatu kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang/jasa atau suatu usaha untuk mendapatkan barang dari pihak penyedia dengan cara pembelian. Dalam pengadaan ada yang harus diperhatikan yaitu pengelolaan barang barang/jasa, adalah rangkaian kegiatan dan tindakan terhadap barang yang meloiputi perencanaan, penentuan kebutuhan, penganggaran, standarisasi barang dan harga, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, inventarisasi, pengendalian, pemeliharaan, pengamanan, pemanfaatan, serta penatausahaannya.
Dalam Solusi Rumah Holcim, proses pengadaan barang diatur oleh kebijakan perusahaan sendiri yaitu setiap ada pesanan maka ada kegiatan pengadaan barang dari pihak penyedia.
Telah ditetapkan Keputusan Presiden No. 18 tahun 2000 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan petunjuk teknisnya dengan maksud untuk mengatur penggunaan dan penyediaan barang/jasa sesuai dengan tugas, fungsi, hak dan kewajiban serta peran masing-masingpihak berlandaskan pada etika pengadaan dan prinsip-prinsip : efisien, efektif, bersaing melalui persaingan yang sehat, transparan, adil/tidak deskriminatif dan dapat dipertanggungjawabkan baik fisik, keuangan maupun manfaat menurut katentuan yang berlaku.
Dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa, perusahaan harus menggunakan prinsip kebijakan dan etika pengadaan yaitu :
1. Prinsip Dasar
a. Efisien, yang berarti bahwa pengadaan harus diusahakan dengan sehemat mungkin.
b. Efektif, yang berarti bahwa pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya.
c. Transparan, yang berarti bahwa pengadaannya harus bersifat terbuka.
d. Akuntabel, yang berarti harus mencapai sasaran, baik fisik, keuangan, maupun manfaat bagi kelancaran operasional perusahaan.
2. Kebijakan Umum
a. Sejauh mungkin menggunakan produksi dalam negeri.
b. Meningkatkan peran serta usaha kecil, koperasi dan kelompok masyarakat.
Pihak yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan harus berpegang teguh dengan Etika pengadaan dan pelaksanaan pengadaan barang/jasa, etika tersebut adalah sebagai berikut :
a) Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab
b) Bekerja secara profesional, mandiri atas dasar kejujuran, untuk untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang / jasa.
c) mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang /jasa.
d) Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat.
e) Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang
f) Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan.
g) Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau ditetapkan oleh para pihak sesuai dengan kesepakatan.
h) para pihak yang terkait, langsung atau tidak langsung dalam proses pengadaan barang / jasa
i) Menghindari kebocoran keuangan perusahaan dalam pengadaan barang / jasa.
j) Dan mencegah terjadinya pemborosan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan.
Dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, perlu diikuti ketentuan-ketentuan prosedur pengadaan barang, adalah sebagai berikut :
1. Cara
a. Pembelian langsung di toko / supplier
b. Menggunakan penyedia barang dan jasa
2. Pemasokan
1) Pemasokan barang
2) Jasa pemborongan
3) Jasa lainnya
4) Jasa konsultan
3. Metoda Pemilihan
a. Penunjukkan langsung
b. Pengadaan langsung
c. Pemilihan langsung
4. Penanggung Jawab
a. Pengurus yang berwenang, terhadap penyelenggaraan pengadaan.
b. Pemakai atau pembuat nota permintaan.
c. Panitia Pengadaan, terhadap proses pengadaan barang dan jasa.
d. Panitia Pemeriksaan, terhadap spesifikasi, jumlah, volume, perencanaan teknis, kerangka acuan kerja, gambar, lokasi penyerahan, kebenaran fisik barang dan jasa barang dan jasa.
5. Rencana dan Anggaran
Setiap pengadaan barang dan jasa agar mempunyai rencana dan
anggaran yang tersedia.
6. Pemecahan atau Penggabungan
Dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak diperkenankan :
a. Memecah satu proses pengadaan menjadi beberapa paket pengadaan.
b. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh usaha kecil / koperasi kecil.
7. Sesuai dengan Jumlah Persediaan
Untuk barang dan jasa yang diperlukan dan dipergunakan dalam tahun berjalan serta mudah didapat di pasaran, bila memerlukan persediaan, persediaan maksimal 3 bulan.
8. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
a. HPS digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga jumlah pengadaannya hanya diperbolehkan penawaran termasuk rinciannya.
b. HPS yang dibuat oleh Panitia Pengadaan / Pejabat Pengadaan harus didasarkan Atas perhitungan yang memperhatikan ketersediaan anggaran.
c. HPS ditetapkan / disetujui oleh pejabat yang berwenang.
d. Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia.
BAB III
Pembahasan
Sekilas tentang Holcim
Holcim merupakan produsen semen, aggregate, beton jadi, dan aspal secara global yang terkemuka beserta jasa layanan pendukunganya. Holcim berdiri pada tahun 1912 di Holderbank, Switzerland. Holcim sebagai salah satu perusahaan semen terbaik dunia, saat ini group Holcim telah beroperasi di lebih dari 70 negara di seluruh benua dan mempekerjakan kurang lebih 90.000 karyawan.
Sejarah Pendirian Holcim Indonesia
Pada tanggal 15 juni 1971, PT Semen Cibinong didirikan, berlokasi di Narogong Jawa Barat. Perusahaan ini sahamnya dipegang oleh: Gypsum Carrier Inc. Panama sebesar 51%, PT Semen Gresik 25%, Bamerical IFC USA 24%. Perusahaan ini dimulai dengan 1 unit pabrik berkapasitas 600.000 MT/thn pada 1973.
Lalu pada tahun 1977 melakukan penambahan perluasan kapasitas sebanyak 600.000 MT. dan merupakan perusahaan pertama yang sahamnya tercatat di Bursa Efek Jakarta pada tahun yang sama.
Pada tanggal 30 Mei 1988, perusahaan local PT Tirtamas Majutama mengambil alih kepemilikan dan tercatat sebagai pemegang saham terbesar.
Pada tahun 1990 mendirikan perusahaan, PT Trumix Beton (Ready Mix) dan PT Wahana Transtama (transportasi)
Lalu pada tahun 1993, mengakuisisi 100% PT Semen Nusantara, Cilacap yang memiliki 1 jutan ton kapasitas semen. Dan pada tahun 1995, mengakuisisi PT Semen Dwima Agung yang memiliki lisensi penambangan dan produksi semen dengan konsesi tambang 800 Ha, Tuban, Jawa Timur
Dan pada 13 Desember 2001, Holcim sebagai perusahaan semen terbaik nomor 2 di dunia mengambil kepemilikan saham sebanyak 77.33% setelah menginvestasikan 0.8 milyar dolar AS dan sisanya dimiliki public
Akhirnya pada 1 Januari 2005, PT Semen Cibinong merubah namanya menjadi PT Holcim Indonesia.
Sekilas Tentang Holcim Indonesia
Holcim dikenal sebagai pelopor dan inovator di sektor industri semen yang tercatat sebagai sektor yang tumbuh pesat seiring pertumbuhan pasar perumahan, bangunan umum dan infrastruktur. Holcim satu-satunya produsen yang menyediakan produk dan layanan terintegrasi yang meliputi 10 jenis semen, beton dan aggregat. Beberapa produk Holcim adalah sebagai berikut:
 Semen Holcim Indonesia memiliki produksi tahunan sekitar 7 juta ton klinker dan semen yang merupakan kombinasi dari semen berkualitas tinggi dalam berbagai sak dan curah baik untuk pelanggan domestik maupun pasar ekspor di regional.
 Solusi Rumah
Sebuah paradigma baru bagi sektor semen dan bahan material di Indonesia, Solusi Rumah menyediakan segala sesuatunya dalam satu lokasi untuk pemilik rumah dengan rancangan yang fleksible, informasi harga, jenis bahan bangunan, tukang yang terlatih dan menyediakan akses ke perbankan untuk pelanggan yang ingin mengajukan kredit di bank. Solusi Rumah menawarkan solusi perbaikan dan pembangunan rumah dengan biaya terjangkau dengan dukungan lebih dari 9.200 ahli bangunan binaan Holcim.
 Aggregate Mengoperasikan tambang mulai dari Jawa Barat hingga Jawa timur, Holcim Indonesia memposisikan sebagai penyedia segala kebutuhan bagi sektor konstruksi dalam hal batu pecah, kerikil dan pasir.
 Beton Holcim Beton, merupakan anak usaha dari Holcim Indonesia yang beroperasi selama 24jam perhari dalam jaringan pabrik pengolahan beton, pengolahan beton yang bergerak, dan truk mixer. Holcim Beton adalah perusahaan yang pertama memasarkan SpeedCrete®, produk beton cepat kering untuk membantu menghemat waktu perbaikan jalan dan proyek pembangunan, sementara layanan pemesanan via telepon MiniMix
Lini
Produksi
Semen
Solusi
Rumah
Agregat Beton Geocycle
memudahkan konsumen mendapatkan produk beton jadi pada hari yang sama dan dapat menjangkau lokasi dengan akses jalan yang lebih sempit.
 Geocycle Geocycle menyediakan jasa pengolah limbah yang aman, terpercaya dan terjamin untuk seluruh limbah industri. Keahlian dan pengalaman kami memberikan keamanan dan solusi yang lengkap bagi limbah yang tidak diinginkan. Geocycle mempelopori pembangunan instalasi pemusnahan gas perusak ozon, CFC, dengan cara yang aman – fasilitas yang pertama di kawasan Asia Tenggara.
Lini Produksi; sector produksi yang ada di holcim indonesia
Holcim mempelopori pendirian Holcim Academy yang merupakan pusat pendidikan profesi yang menawarkan program pengembangan ketrampilan teknik dan manajemen kepada para siswa dari negara-negara Asia Tenggara.
Untuk memenuhi kebutuhan pasar, holcim mempunyai dua unit produksi utama (di Pabrik Narogong dan Pabrik Cilacap) dan satu stasiun penggilingan (di Ciwandan, Banten). dan semua unit ini mampu berproduksi dengan kapasitas 8.265 juta ton pertahun. Saat ini sedang dibangun unit produksi yang ketiga di Tuban, Jawa Timur, yang berkapasitas tahunan 1,7 juta ton dan direncanakan mulai berjalan pada tahun 2013.
Pada tahun 2010 pabrik semen kami di Cilacap menjadi salah satu dari hanya dua badan usaha di Indonesia yang berhasil meraih penghargaan PROPER Emas dari Kementerian Negara Lingkungan Hidup – penghargaan tertinggi di bidang manajemen limbah dan lingkungan hidup di Indonesia. Pabrik kami di Narogong berhasil memperoleh peringkat PROPER Hijau. Pada tahun itu juga, untuk ketiga kalinya, merek Holcim dianugerahi penghargaan tahunan Superbrand – merek pilihan konsumen. Semua unit kerja perusahaan pada tahun 2010 mampu membukukan 6 juta jam kerja tanpa satu kali pun kecelakaan menimpa karyawan.
Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan
Visi Perusahaan
“To be the best performing and most respected Indonesian company in our industry, ranked amongst the best in the Holcim Group”.
“Menjadi perusahaan di Indonesia dengan reputasi dan kinerja terbaik di industri semen serta menjadi salah satu perusahaan terbaik di grup Holcim”.
Misi Perusahaan
“PT Holcim Indonesia Tbk through the manufacture and sale of cement, concrete, aggregates and the development of people, will deliver the maximum sustainably profitable return to shareholders while maintaining a responsible duty of care to all stakeholders.”
“PT Holcim Indonesia Tbk, melalui produksi dan penjualan semen, beton-jadi dan agregat, serta pengembangan sumber daya manusia akan menghasilkan laba maksimum secara berkesinambungan, tanpa melepaskan tanggung jawab kepada semua pemangku kepentingan”.
Nilai Perusahaan
"Partnership" is our Strength,
"Delivering Our Promise" is our Performance,
"Care" is our Passion.
Tentang Solusi Rumah Holcim
Solusi Rumah merupakan salah satu produk Holcim sebagai solusi atas pembangunan perumahan di Indonesia. Solusi Rumah Holcim merupakan jawaban atas kebutuhan dan mimpi konsumen yang menginginkan rumah idamannya.
Setiap rumah memiliki cerita tersendiri. Holcim telah menciptakan Solusi Rumah sehingga dapat mewujudkan impian rumah sendiri dengan cepat kuat dan terjangkau. Layanan Holcim yang unik dan komprehensif ini memiliki beberapa kelebihan.
Solusi Rumah Holcim menawarkan konsultasi gratis. Holcim mengedepankan desain bangunan yang sehat, rumah yang nyaman yang memungkinkan untuk ekspansi masa depan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda (rumah Tumbuh).
Komputer didesain secara otomatis menghitung bahan bangunan persyaratan untuk rumah baru Anda sehingga mudah untuk menghitung anggaran. Apabila ingin melakukan pembayaran kredit, maka Solusi Rumah dapat memperkenalkan Konsumen ke bank mitra terkemuka untuk kebutuhan pembiayaan. Konsumen juga dapat merasakan ketenangan karena rumah yang dibangun oleh Solusi Rumah Holcim mendapatkan asuransi dari Zurich Insurance.
Semua bahan bangunan yang digunakan dibuat menggunakan teknologi beton pra cetak „concrete pre-cast technology’ yang berarti kualitas yang lebih baik dan efisiensi biaya. Produk BATATON dikembangkan di aceh untuk rekonstruksi gempa yang menghasilkan produk yang kokoh, tahan gempa, dan proses pembangunan yang relative lebih cepat dan lebih hemat. Solusi Rumah menyediakan sebuah sistem konstruksi yang efektif dan efisien dengan pekerja yang telah terlatih di Holcim Academy maka bangunan bisa menjadi lebih baik dan indah.
Dengan kata lain, Solusi Rumah Holcim bisa dikatakan sebagai pabrik yang memproduksi rumah sesuai dengan keinginan konsumen dengan konsep rumah sehat dan konsep rumah tumbuh dengan kualitas tinggi, waktu yang lebih efisien, dengan harga yang relatif lebih murah.
Prosedur Administrasi Pengadaan Barang
di Solusi Rumah Holcim
Prosedur Umum
Prosedur administrasi pengadaan barang yang ada di Solusi Rumah Holcim dapat terlihat secara umum dari gambaran tahapan proses yang ada dibawah ini:
1. Perencanaan Pengadaan
Melakukan pengecekan barang-barang yang dibutuhkan. lalu melakukan penghitungan jumlah pesanan yang dibutuhkan.
2. Pemesanan Barang
Memesanan barang yang dibutuhkan yang telah disetujui kepada pihak penyedia yang telah disepakati
3. Penerimaan Barang
Barang yang telah diterima dari pihak penyedia diteliti dan diperiksa keadaannya. Barang yang kualitasnya tidak sesuai standar dikembalikan ke pihak penyedia.
4. Penyimpanan Barang
Barang yang telah melalui pemeriksaan dimasukkan ke gudang dan display room. lalu data barang yang masuk di input ke IMS (Inventory Management System)
5. Penyerahan Barang
Barang yang dibutuhkan diserahkan ke pihak pelaksana di lapangan (Kontraktor) sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
•Melakukan pengecekan barang-barang yang dibutuhkan. lalu melakukan penghitungan jumlah pesanan yang dibutuhkan. Perencanaan
•Melakukan pemesanan yang telah disetujui kepada pihak penyedia yang telah disepakati
Pemesanan
•Barang yang telah diterima dari pihak penyedia diteliti dan diperiksa keadaannya. Barang yang kualitasnya tidak sesuai standar tidak diterima Penerimaan
•Barang yang telah melalui pemeriksaan dimasukkan ke gudang dan display room. lalu data barang yang masuk di input ke IMS (Inventory Management System) Penyimpanan
•Barang yang dibutuhkan diserahkan ke pihak pelaksana di lapangan (Kontraktor) sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Penyerahan
Hubungan Antar Bagian
Dari proses tahapan yang terjadi di dalam prosedur umum, terjadi hubungan yang antar bagian dalam Solusi Rumah Holcim. Hubungan tersebut dapat kita lihat dalam skema sebagai berikut;
1. IMS
Stok barang yang kosong dan barang yang berada didalam batas minimum persediaan akan langsung terlihat dalam Inventory Management System. Bagian ini akan mem-follow up data yang ada ke bagian persediaan barang inventaris.
2. Bagian Persediaan Barang Inventaris.
Data yang ada akan diolah dan dikaji oleh bagian ini untuk digunakan sebagai bahan acuan oleh bagian perencanaan pengadaan barang.
3. Bagian Perencanaan Pengadaan Barang
Hasil data yang diolah oleh bagian persediaan barang inventaris dijadikan bahan acuan untuk melakukan penghitungan kubutuhan pengadaan barang. Jumlah dan barang yang akan dibeli diputuskan di bagian ini.
IMS
(Inventory Management System) Bagian Persediaan Barang inventaris
Bagian Perencanaan pengadaan barang Bagian Pembelian
Bagian Pergudangan Bagian Administrasi
4. Bagian Pembelian
Bagian pembelian bertugas melakukan pembelian atau pemesanan barang dan bertanggung jawab atas pembelian tersebut hingga barang sampai ke bagian pergudangan. dan menyelesaikan proses administrasi dengan bagian administrasi seperti keuangan, pencatatan barang, bukti transaksi, dan dokumen-dokumen lainnya.
5. Bagian Pergudangan
Barang yang telah dibeli diserahkan ke bagian pergudangan. Barang yang ada dicek dan dicocokkan dengan dokumen pembelian dan bukti transaksi. Lalu melaporkannya ke bagian administrasi
6. IMS
Data yang diterima oleh bagian Administrasi dimasukkan kedalam Inventory Management system kembali.
Jenis Pengadaan
Dari barang-barang yang ada di Solusi Rumah Holcim, barang-barang tersebut dapat diklasifikasi seperti yang ada dalam bagan berikut;
1. Barang Peralatan
Barang peralatan adalah barang yang digunakan untuk operasional perusahaan seperti meja, kursi, mesin, dan peralatan lainnya.
2. Barang Material
Adalah barang-barang yang tujuan pengadaannya adalah untuk diolah atau dijual
 SR Product: Barang yang merupakan produk dari CPM Solusi Rumah
 Non SR Product: Barang yang bukan produk dari CPM Solusi Rumah
3. Jasa
Jasa yang digunakan dalam Solusi Rumah Holcim adalah Jasa Arsitek, Kontraktor, mandor, tukang, dsb.
Sistem Pengadaan Barang dan Jasa
1. Peralatan
Pengadaan barang untuk peralatan menggunakan system lelang dan system pembelian secara langsung.
a) Pembelian secara Lelang: dilakukan apabila melakukan pengadaan barang dalam jumlah besar dan bersifat jangka panjang.
b) Pembelian secara Langsung: dilakukan apabila melakukan pengadaan barang bukan dalam jumlah besar.
2. Material
Pengadaan barang Material menggunakan system pembelian langsung dan system pembelian kepada penyedia yang telah ditunjuk.
a) Pengadaan barang material SR Product
SR Product adalah barang khas Solusi Rumah Holcim yang dibuat dan didistribusikan oleh CPM (Concrete Product Manufacturing) Solusi Rumah. Untuk barang-barang yang termasuk SR Product, pengadaan barang disuplai oleh CPM yang telah ditunjuk sesuai dengan wilayah distribusinya. Dengan cara ini, Solusi Rumah Holcim memotong rantai pendistribusian barang yang terjadi di toko bangunan.
Solusi Rumah Holcim: Memotong pendistribusian langsung ke konsumen
Panjang: Inilah rantai yang terjadi di luar Solusi Rumah Holcim
Sesuai dengan penggunaannya, barang-barang Solusi Rumah Product yang diproduksi oleh CPM (concrete product manufacturing) adalah sebagai berikut;
Kami akan menjelaskan barang-barang tersebut secara lebih terperinci sebagai berikut dibawah ini,
 Bataton U14cm Full & Bataton U14cm Half digunakan untuk sloof pondasi
 MC Curve Tile & Support Beam digunakan untuk penyangga yang menyatu untuk rumah tingkat. Paving Block & Grass Block untuk halaman rumah.
 Bataton H14 Full, Bataton H14 Half, Bataton H10 Full, Bataton H10 Half, & Bataton Column digunakan untuk komponen dinding bangunan
 Bataton Rooster sebagai lubang angin ventilasi, Door & Window Frame sebagai bukaan bangunan yang terbuat dari beton. Juga terdapat canopy sebagai penahan air hujan
 MC Roof Tile & MC Ridge Tile sebagai kesatuan atap yang kokoh
b) Pengadaan barang dagangan Non SR Product
Untuk barang-barang yang tidak termasuk kedalam SR Product, pengadaan barang dilakukan dengan system pembelian langsung kepada pihak penyedia dan dengan system pelelangan.
3. Jasa
Dalam pengadaan jasa, Solusi Rumah Holcim menggunakan system penunjukkan langsung kepada perusahaan penyelenggara jasa. Adapun perusahaan penyelenggara jasa harus merupakan mitra dari Solusi Rumah Holcim yang telah menjalani proses sebagai berikut:
1. Pendaftaran dan penyerahan dokumen ke CPM
2. Verifikasi Dokumen Aplikasi
3. Menjalani Solusi Rumah Mason Training Basic di Holcim Academy
4. Menjalani Solusi Rumah Mason Training Advance di Holcim Academy
5. Pengujian dan Evaluasi Proyek
6. Penandatanganan Surat Pernyataan
7. Perusahaan menjadi Mitra Solusi Rumah Holcim
Mekanisme Pengadaan Barang
Mekanisme pengadaan barang yang diterapkan di Solusi Rumah Holcim menggunakan 3 sistem pengadaan barang. Yaitu menggunakan system pelelangan, system pembelian langsung, dan system menunjuk penyedia secara langsung.
A. Pembelian dengan cara lelang
Proses yang dilalui untuk pengadaan barang secara Lelang adalah sebagai berikut,
B. Pengadaan barang langsung kepada penyedia
Tahapan Pengadaan Barang Langsung kepada penyedia meliputi:
C. Pengadaan barang dengan menunjuk penyedia secara langsung
Untuk pengadaan barang dengan menunjuk penyedia secara langsung, Solusi Rumah Holcim hanya melakukannya dengan rekanan yang telah bekerja sama dengan Holcim Indonesia atau dengan anak perusahaan Holcim Indonesia sendiri.
Administrasi
•Pengumuman;
•Pendaftaran Dan Pengambilan Dokumen Pengadaan;
•Pemberian Penjelasan;
•Pemasukan Dokumen Penawaran;
•Pembukaan Dokumen Penawaran
Seleksi
•Evaluasi Penawaran
•Evaluasi Kualifikasi;
•Pembuktian Kualifikasi;
•Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan;
•Penetapan Pemenang; Penetapan
•Pengumuman Pemenang;
•Sanggahan;
•Sanggahan Banding (apabila Diperlukan); Dan
•Penunjukkan Penyedia barang dan jasa.
Beberapa mitra yang sudah bekerja sama dengan Solusi Rumah Holcim dalam beberapa bidang adalah sebagai berikut:
 Kontraktor :
Banyak kontraktor yang sudah bekerja sama dengan Solusi Rumah Holcim, kontraktor-kontraktor ini sudah memiliki kesepakatan dan melalui beberapa proses dan tes yang diberikan oleh Solusi Rumah Holcim.
 KPR :
Bank BRI, (KPR BRI dan BRI Unit Desa) Bank BNI, (BNI Griya)
Bank Syariah Mandiri
 Penyedia SR Product : CPM yang telah ditunjuk
 Asuransi :
PT Zurich Insurance Indonesia
 Pipa & Fitting :
Rucika Wavin
 Waterproofing :
Sika
 Mortar :
Mortar Utama
 Besi dan Baja :
Tata Tiscon
BAB IV
Kesimpulan
Pengadaan barang merupakan usaha pihak pengguna untuk mendapatkan barang dari pihak penyedia dengan cara pembelian.kegiatan pengadaan suatu hal yang penting dalam perusahaan.karena bertujuan memenuhi kebutuhan operasional perusahaan sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan menunjang kegiatan operasional perusahaan.
Pada solusi rumah holcim ada 3 cara dalam pengadaan barang yaitu,
1. Pembelian secara lelang.
Dilakukan apabila melakukan pengadaan barang dalam jumlah besar dan bersifat jangka panjang.
Proses yang dilalui untuk pengadaan barang secara lelang sebagai berikut:
a. administrasi
Pengumuman,pendaftaran dan pengambilan dokumen pengadaan,pemberian penjelasan,pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran.
b. seleksi
Evaluasi penawaran,evaluasi dan pembuktian kualifikasi,pembuatan berita acara,penetapan pemenang.
c. penetapan
Pengumuman pemenang,sanggahan,sanggahan banding dan penunjukan penyedia barang dan jasa.
2. Pengadaan barang langsung kepada penyedia
Tahapan pengadaan barang langsung meliputi:
a. survey harga pasar
b. membandingkan harga penawaran dengan kualitas barang
c. negosiasi harga
d. Transaksi pembelian
3. Pengadaan barang dengan menunjuk penyedia secara langsung
Solusi rumah holcim melakukan kerja sama dengan pihak pihak yg telah bekerja sama sebelumnya dengan holcim indonesiA atau dengan anak perusahaan holcim Indonesia sendiri.
Didalam setiap perusahaan mereka mempunyai prosedur masing masing dalam administrasi pengadaan barang.begitu pula dengan Solusi rumah holcim ada beberapa tahapan prosedur atau proses yang dapat terlihat secara umum yaitu
 Perencanaan pengadaan
Melakukan pengecekan dan penghitungan barang barang yang dibutuhkan.
 Pemesanan barang
Pemesanan barang yang dibutuhkan yang telah disetujui kepada pihak penyedia
 Penerimaan barang
Barang yng telah diterima dari pihak penyedia diteliti dan diperiksa keadaannya.barang yanh kualitasnya tidak sesuai dikembalikan kepihak penyedia(retur)
 Penyimpanan barang
Barang yg telah diperiksa dimasukkan di gudang lalu input data barang keIMS(Inventory management system)
 Penyerahan barang
Barang yang dibutuhkan diserahkan kepihak pelaksana dilapangan sesuai jumlah yang dibutuhkan.
Dari proses yang terjadi dalam prosedur umum, terjadi hubungan antar bagian dalam solusi rumah holcim sebagai berikut:
 IMS(Inventory management system)
 bagian persediaan barang inventaris
 bagian perencanaan pengadaan barang
 bagian pembelian
 bagian pergudangan
 bagian administrasi
Dalam kegiataan pembeliaan material harus terkontrol dengan baik semua transaksi pembelian berupa penyerahan material (barang) dari supplier dan pengembalian material yg rusak harus tercatat dengan baik dan semua tahapan dalam proses pengadaan barang harus terdokumentasi dengan baik sehinngga mudah melakukan follow up.
PENUTUP
Terima kasih kami ucapkan pada ibu Nurvi selaku pembimbing dalam presentasi ini, dan tidak lupa juga kami dari kelompok 5b mengucapkan terima kasih pada teman-teman yang telah bersedia memberikan kami kesempatan dan waktu, untuk melaksanakan presentasi kami hingga selesai.
Dalam presentasi tentang pengadaan barang ini, kami berharap semoga kita semua dapat mengetahui bagaimana cara dan proses pelaksanaan pengadaan barang dengan baik dan benar,terutama kita yang telah mengambil jurusan manajemen administrasi. Kita harus mengetahui dengan baik proses ini baik teori maupun praktek dilapangan, karena jika kita tidak melaksanakannya dengan baik maka akan berimbas ke pekerjaan kita.
Dalam pelaksanaan presentasi pengadaan barang ini,mungkin kami dari kelompok 5b masih memiliki banyak kekurangan, baik dari pengucapan kami maupun dari cara kami dalam melakukan penyampaian presentasi kami. Maka dari itu kami berharap semoga ibu dan teman-teman dapat memaklumi kekurangan kami.
Sekian dan terimakasih.
Tim Penyusun
Daftar Pustaka
Holcim Solusi Rumah Training, Modul 202a: Inventory Management System (IMS), 2011
Holcim Solusi Rumah Training, Modul 101: “seputar Solusi Rumah”, 2011
Marketing & Innovation Policies PT Holcim Indonesia, SOPP Solusi Rumah, 2010
PT Holcim Indonesia Tbk, “Connected” Annual Report, 2009

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar